Главная причина, по которой проекты внедрения срываются, — расхождение ожиданий. Заказчик держит процесс в голове, подрядчик достраивает недостающее по своему опыту, и на приёмке выясняется, что система «не про то». Техническое задание — это способ синхронизироваться до того, как потрачены деньги.
Зачем нужно ТЗ, если есть диагностика
- Фиксирует объём. Понятно, что входит в цену, а что — доработка сверх.
- Позволяет сравнивать подрядчиков. Одинаковое ТЗ — сопоставимые сметы.
- Защищает от роста сметы. «Смета выросла по ходу» почти всегда следствие размытых требований.
- Ускоряет разработку. Не нужно возвращаться с уточнениями на каждом шаге.
ТЗ не обязано быть документом на 100 страниц. Для среднего проекта достаточно 5–15 страниц плюс схема процесса и прототип. Важнее полнота, чем объём.
Структура рабочего ТЗ
- Контекст бизнеса. Чем занимаетесь, сколько сотрудников, какие отделы будут работать в системе.
- Цели проекта. Что должно измениться: «видеть конверсию по менеджерам», «перестать терять заявки», «сократить время на отчёты». Формулируйте в бизнес-результатах.
- Роли и права. Кто в системе и что каждому можно видеть и делать.
- Процессы и воронки. Этапы, условия перехода, обязательные поля, автозадачи.
- Сущности и поля. Клиент, сделка, объект, договор, заявка — что храним и в каком виде.
- Интеграции. С какими системами, в какую сторону, как часто, что мастер-система.
- Отчёты. Перечислите конкретные отчёты, которые нужны руководителю.
- Миграция данных. Откуда переносим, какой объём, что обязательно сохранить.
- Нефункциональные требования. Где хостится, кто имеет доступ, бэкапы, требования 152-ФЗ.
- Границы проекта. Что в этот этап точно не входит.
Как описать процессы, если вы не аналитик
Самый простой рабочий способ — описать путь клиента словами, по шагам, и на каждом шаге ответить на четыре вопроса:
- Что происходит? («менеджер получает заявку с сайта»)
- Кто отвечает? («дежурный менеджер»)
- За какое время? («первый контакт — 15 минут»)
- Что дальше? («если дозвонился — квалификация; если нет — задача на перезвон через 2 часа»)
Отдельно опишите исключения: отказ, возврат, долгая пауза, повторное обращение. Именно на исключениях обычно и ломаются типовые CRM.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем оборачивается |
|---|---|
| «Сделайте как в Битрикс24, только лучше» | Подрядчик угадывает, результат не совпадает с ожиданием |
| Описан идеальный процесс вместо реального | Менеджеры не работают в системе, потому что «в жизни всё не так» |
| Не указаны отчёты | Собственник не получает главного — цифр для решений |
| Забыты интеграции | Двойной ввод данных сохраняется, эффект теряется |
| Нет границ этапа | Бесконечный проект и растущая смета |
| Требования только от руководителя | Неудобно тем, кто работает каждый день, — саботаж |
Чек-лист готовности ТЗ
- Понятно, какие бизнес-результаты считаются успехом проекта.
- Описаны все роли и что каждая видит.
- Нарисована или расписана воронка со всеми этапами и исключениями.
- Перечислены обязательные поля и справочники.
- Указаны системы для интеграции и направление обмена.
- Перечислены нужные отчёты — конкретно, а не «аналитика».
- Определено, где хранятся данные и кто имеет доступ.
- Явно указано, что не входит в этап.
Если писать ТЗ самостоятельно некогда — это нормально. На бесплатной диагностике мы задаём эти вопросы сами и оформляем требования за вас, а затем показываем кликабельный прототип: на нём расхождения видны сразу, до начала разработки.
Обсудим вашу задачу?
Бесплатная диагностика: разберём процессы, покажем, где теряются деньги, и посчитаем стоимость своей системы.