Главное правило
Сделка без задачи — брошенная сделка. Если следующий шаг не назначен, работа по клиенту прекратилась, даже если формально он числится «в работе».
Это правило легко проверяется одним отчётом: сколько активных сделок не имеют задачи. В большинстве отделов до внедрения такой дисциплины показатель оказывается неприятно высоким.
Автоматические задачи
Надёжнее не полагаться на память менеджера, а ставить задачи правилами:
- при поступлении заявки — «связаться» с дедлайном 15 минут;
- при переходе на этап «КП отправлено» — «уточнить решение» через 2 дня;
- при отсутствии активности 5 дней — «оживить сделку»;
- после успешного закрытия — «запросить отзыв» и «предложить допродажу»;
- по недозвону — повторная попытка по регламенту.
Работа с просрочками
Просроченные задачи — самый ранний индикатор проблем, гораздо более ранний, чем падение выручки. Полезно подсвечивать их менеджеру, эскалировать руководителю после определённого времени и выводить долю просрочек в общий отчёт по отделу.
Напоминания клиентам
Вторая половина функции — напоминания на стороне клиента: о визите, оплате, окончании абонемента, плановом обслуживании. В сервисных бизнесах это напрямую влияет на выручку: неявки сокращаются, а повторные визиты перестают быть случайными.
Как не превратить систему в надзиратель
Избыток обязательных задач вызывает формальное «закрытие ради галочки». Разумный баланс: автоматические задачи ставятся на ключевых переходах, а рутинные напоминания менеджер настраивает себе сам. Контролируется не количество закрытых задач, а отсутствие сделок без следующего шага.
Обсудим вашу задачу?
Бесплатная диагностика: разберём процессы, покажем, где теряются деньги, и посчитаем стоимость своей системы.